1. 5S là gì?
5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật bắt
đầu là chữ S sau khi phiên âm sang hệ chữ Latinh gồm: Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu và Shitsuke. Trong tiếng Việt, để dễ nhớ và giữ nguyên 5 chữ S đầu
tiên, chúng ta có thể sử dụng các từ tương đương như sau: Sàng lọc, Sắp xếp,
Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.
Khái niệm 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và xuất phát
từ triết lý “Quản lý tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”.
5S là khởi đầu của một cuộc sống năng suất, tạo ra một môi trường làm việc sạch
sẽ, thoải mái và an toàn cho mọi
người. Đồng thời 5S sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được nhiều không gian và thời
gian lãng phí. Môi trường làm việc sẽ ảnh hướng đến hành vi ứng xử của mọi
người, và các hành vi ứng xử giống nhau của một nhóm người sẽ tạo ra nền văn
hóa. Do đó, có sự liên hệ chặt chẽ giữa văn hóa và môi trường làm việc.
Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại
những thay đổi đáng ngạc nhiên. Những thứ không cần thiết được loại bỏ khỏi nơi
làm việc, những vật dụng cần thiết được sắp xếp một cách khoa học sao cho dễ
thấy, dễ lấy và dễ dàng để lại đúng chỗ. Máy móc thiết bị cũng trở nên sạch sẽ
hơn, tạo điều kiện cho người công nhân có thể phát hiện những sự bất thường của
thiết bị để dễ dàng bảo dưỡng và sửa chữa. Các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh
thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người ở nơi làm việc và qua đó
nâng cao tính hợp tác, trách nhiệm cũng như ý thức của người lao động với công
việc.
Phương pháp 5S có thể được áp dụng cho mọi
ngành, mọi loại hình doanh nghiệp với quy mô khác nhau. Áp dụng 5S không quá
phức tạp, không yêu cầu đầu tư nhiều, trong khi có thể đem lại hiệu quả rất cao,
như:
Nơi làm việc trở nên
sạch sẽ và gọn gàng hơn khiến cán bộ công nhân viên thấy tự hào về nơi làm việc
của mình;
Giảm thời gian tìm kiếm
đồ vật;
Kết quả thấy ngay đối
với mọi người, qua đó khuyến khích phát triển các ý tưởng mới;
Con người chấp hành kỷ
luật một cách tự giác;
Các thao tác tại phân
xưởng và văn phòng trở nên dễ dàng và an toàn hơn;
Nâng cao năng suất,
nâng cao chất lượng, giảm chi phí, giao hàng đúng hẹn, đem lại nhiều cơ hội
kinh doanh;
Nâng cao hình ảnh tổ
chức/doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.
- Seiri (Sàng lọc): định rõ mọi thứ theo
đúng trình tư, thay đổi thói quen quản lý
để tổ chức được hoạt động tốt hơn. Điều
này có nghĩa, loại bỏ những gì không cần thiết, là những thứ chỉ tốn không gian
và năng lượng.
- Seiton (Sắp xếp): điều này khiến cho sản
phẩm được luân chuyển dễ dàng và hiệu quả hơn, bạn cũng nên tạo ra không gian
ngăn nắp để nhanh chóng lấy được những thứ bạn cần.
- Seiso (Sạch sẽ): có nghĩa là giữ cho
không gian và nguồn lực luôn được sử dụng tối đa. Ngày nay, sự sạch sẽ rất quan
trọng bởi các mong đợi về chất lượng sản phẩm, các yêu cầu về vệ sinh an toàn
thực phẩm, bụi bẩn và sai lỗi phải đạt mức zero. Như vậy, tất cả những gì vô
giá trị phải được loại bỏ khỏi nơi làm việc và làm sạch được xem như hoạt động
kiểm tra thường xuyên.
- Seiketsu (Săn sóc): mọi hoạt động nên
được chuẩn hóa, chất lượng sản phẩm và quá trình nên độc lập với người vận
hành. Nên tập trung quản lý bằng trực quan và màu sắc, luôn giữ môi trường làm
việc sạch sẽ, ngăn nắp và gọn gàng
- Shitsuke (Sẵn sàng): Sự thay đổi thói
quen và hành vi phải được tất cả mọi người cam kết và họ cũng cần luôn sẵn sàng
chấp nhận những cần thiết. Nếu không, rất dễ quay trở lại những thói quen cũ mà
gây ra vấn đề và sự kém hiệu quả. Đào tạo và trang bị kỹ năng cho cá nhân là
rất quan trọng.
Khi thực hiện thành công cả 5 bước này,
bạn sẽ dễ dàng nhận thấy sự trao quyền trong tổ chức để tiến hành chương trình
cải tiến liên tục, bao gồm thay đổi lớn và nhanh chóng nắm bắt lợi thế mà cơ
hội đem lại.
TIP Chương trình 5S nên thay đổi cách thức
làm việc của tổ chức. Bạn sẽ dễ dàng nhận ra không khí làm việc hào hứng tại
những tổ chức triển khai kỹ thuật 5S. Thường thì, chương trình 5S tạo ra bầu
không khí tích cực.
2. Tại sao 5S có ý nghĩa?
5S là cách tốt để chuẩn hóa hoạt động nhằm
loại bỏ những gì không thực cần thiết tạo ra tính hiệu quả của tổ chức. Nó
tương tự như một chương trình luyện tập thể chất, khi tổ chức của bạn đã có
được một “dáng” hoàn thiện, bạn sẽ có thêm rất nhiều cơ hội mới.
3. 5S hỗ trợ như thế nào?
5S sẽ đưa ra cho bạn khung hoạt động để
biến tổ chức của bạn thành một tổ chức năng suất và hiệu quả hơn.
4. 5S được áp dụng tại đâu?
Mặc dù có thể triển khai 5S cho một khu
vực cụ thể nào đó trong tổ chức, nhưng để đạt được lợi ích tối đa, bạn nên
triển khai đồng loạt trong toàn tổ chức.
5. Công cụ 5S có ý nghĩa khi nào?
Công cụ 5S có ích khi bạn muốn cải tiến sự
chuẩn hoá, hiệu quả và sự tuân thủ trong tổ chức. Những dấu hiệu cần phải được
xem xét thông qua công cụ 5S bao gồm: tài liệu không được sắp xếp, hàng tồn kho
nhiều, tỉ lệ vắng mặt không có lí do cao, vai trò và chức năng không rõ ràng,
hội chứng "mọi người đang làm mọi thứ" và môi trường làm việc không
sạch sẽ.
6. Công cụ 5S đem lại lợi ích cho ai?
Công cụ 5S đem lại lợi ích cho tổ chức
cũng như mỗi cá nhân. Tuy nhiên, bản thân mỗi người lao động có thể thấy được
công việc sẽ năng suất hơn và năng động hơn khi có môi trường trong sạch. Lợi
ích tiềm tàng của 5S không chỉ là thái độ làm việc mà còn tiết kiệm chi phí để
trở nên hiệu quả hơn.
Lưu ý: 5S đang trở nên phổ biến ở nhiều
nước như là một hướng để cải tiến việc thực hành sản xuất. Trong tiếng Anh, 5
bước thực hiện được lý giải như sau:
Sàng lọc - "Khi có
nghi ngờ, tìm cho nó một ngôi nhà mới hoặc loại bỏ nó"
Sắp xếp - Một chỗ để
mọi thứ, và mọi thứ đều có chỗ của nó.
Sạch sẽ - Làm sạch nó
Săn sóc - Chuẩn hoá các
quá trình, bao gồm cả làm sạch và giữ gìn
Sẵn sàng - Hãy cho nó
một lối sống
Đây là nền tảng của tiết kiệm sản xuất.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét